なぜ、提案書を書く前に
質問するのか

私たちは、過去に自分の提案が現場で破綻するのを見ています。

社長の理想を聞き、それをそのままシステムにしたことがあります。3ヶ月後、現場では誰もそのシステムを使っていませんでした。社長が望んだものと、現場が本当に必要としていたものが、違っていたからです。

あの経験から、私たちは提案書を書く前に4つの質問をするようになりました。この質問に答えていただけない案件は、お受けしていません。それは、答えのない状態で作ったシステムが、3ヶ月後に使われなくなることを知っているからです。

ご相談いただいた業務領域で、過去に何かを試みた経験があれば、必ず教えてください。前のシステムが使われずに終わった話、社内で運用ルールを作ったけれど形骸化した話、別のベンダーに頼んで途中で止まった話——どんな小さな経験でも構いません。

この質問をする理由は2つあります。1つは、同じ失敗を繰り返さないためです。前のシステムで何が起きたかを知らずに新しい提案を書くと、同じ落とし穴に同じ角度で落ちます。

もう1つは、社長と現場の方の両方から話を聞くためです。同じ失敗の話でも、社長から見た景色と現場から見た景色は違います。その違いそのものが、本当の課題のありかを教えてくれます。

概算で構いません。「週に3時間くらい」でも「月に20人時くらい」でも、ざっくりした感覚で教えてください。

この質問をするのは、見込み時間を計算するのが私たちの仕事だからではありません。社長ご自身に、口に出して数字を言っていただくためです。

私たちが計算して提案書に書いた数字と、社長ご自身の口から出た数字では、3ヶ月後の意味合いが違います。前者は「コンサルが言っていた数字」になり、後者は「自分で言った数字」になります。後者でなければ、システムが完成した後の運用に責任を持っていただくことができません。

この質問が、4つの中で最も大切なものです。

民泊運営会社の社長から、最初にこう言われたことがあります。「全てのOTAを一元管理できるシステムを作ってほしい」。私たちはその言葉通りに動き出しました。けれども、現場で精算書を作る方や、決済の流れを管理する方の話を聞いていくうちに、本当に困っているのはOTAの一元管理ではないことが分かってきました。私たちは一度立てたマイルストーンを、引き直すことになりました。

あの時から、私たちは社長の希望をそのまま受け取らないようになりました。「OTAを一元管理したい」の裏には、「精算書の作成を楽にして、決済の流れを整えて、本来そこに張り付かなくてもよかった人を、別の仕事に向かわせたい」という願いがあったのです。

システムは、時間を削るための道具です。けれども、削った時間を何に使うかが決まっていなければ、システムは「忙しさを減らした」という事実だけを残して、忘れられていきます。3ヶ月後、現場の人は元のやり方に戻り、月額の利用料だけが残ります。

だから私たちは、提案書を書く前に必ず聞きます。「削減できた時間で、この先やりたい作業はありますか？」と。営業のための時間でも、新しい事業の準備でも、家族と過ごす時間でも構いません。ただ、その答えが見えないままシステムを作ることだけは、お受けしていません。

ご相談いただいた業務が実際に行われている場所に、お伺いしたいのです。事務所であれば、現場で働いている方の机の周り。店舗であれば、開店前後の動き。施設であれば、点検や巡回の同行。

提案書を書く前に、必ず1度はお伺いします。

この質問をお断りされることがあります。「現場が忙しい時期だから」「社員に余計な不安を与えたくないから」「外部の人を入れたくないから」。理由はさまざまですが、お断りされた場合は、私たちもお仕事をお引き受けすることをご遠慮させていただいています。

現場を見ずに書いた提案書は、私たちの経験では、ほとんどの場合、3ヶ月以内に修正が必要になります。社長と私たちの両方の時間を、結果的に消費することになります。それを防ぐために、最初に少しの時間をいただきたいのです。

4つの質問にすべてお答えいただける状態であれば、私たちのお仕事が最もお役に立てる可能性が高いと考えています。

答えがまだ整理できていなくても構いません。一緒に整理していくところから始めることもできます。ただ、「答えるつもりがない」という状態では、お互いに時間を使うばかりになってしまいます。